“Samenwerken? Gewoon doen, gewoon beginnen!”

In gesprek met Esther Eising en Mark van der Horst, namens de Achterhoekse Gemeenten

Maandagmorgen, 9 uur. De vergaderzaal ‘Gaanderen’ zit al goed vol met inkoopadviseurs van diverse gemeenten en samenwerkingen in de Achterhoek. Ze komen eens in de zes weken bij elkaar en rouleren niet alleen in de locatie, maar ook in het voorzitterschap en het maken van de notulen. Vandaag zijn we te gast in het Stadhuis van Doetinchem.

Na afloop van het overleg ga ik in gesprek met Esther Eising, gemeente Aalten en Mark van der Horst, gemeente Berkelland. Zij zijn al vanaf het begin betrokken bij dit bijzondere initiatief: het inkoopoverleg Achterhoekse Gemeenten. Esther is in 2005 begonnen als inkoopadviseur bij de gemeente Winterswijk. Sinds 2008 werkt ze voor de gemeente Aalten, waar ze ook woont. Mark woont in Enschede en is alweer sinds 2005 inkoopadviseur bij de gemeente Berkelland. Beiden hebben dus al ruim twintig jaar ervaring op dit gebied.

Esther Eising (gemeente Aalten) en Mark van der Horst (gemeente Berkelland)

Hoe is dit initiatief tot stand gekomen?

Esther: “Vanaf 2005 waren er veel herindelingen in de Achterhoek. Zoals eerdergenoemde Berkelland, maar bijvoorbeeld ook Aalten die samenging met Dinxperlo.

Mark: “Voor veel gemeenten was in die tijd de inkoopfunctie nieuw. En begon die functie nu vaste vorm te krijgen.”

Esther: “Ik hoorde van een collega dat meer gemeenten in de regio hiermee bezig waren. ‘Waarom moeten we dit zelf uitvinden?’, dacht ik bij mezelf. Ik kwam toen in contact met een collega van de gemeente Doetinchem, die met hetzelfde zat. Uiteindelijk hebben we alle gemeenten bij elkaar gehaald en daaruit is dit overleg ontstaan. De eerste bijeenkomst toen was toevallig toen ook hier, in Doetinchem.”

Mark: “Veel personen uit die begintijd zitten nog steeds in dit overleg zoals Frank van de gemeente Montferland, Jacques van de gemeente Oude IJsselstreek en André van de gemeente Oost Gelre, om er maar een paar te noemen. We zijn begonnen met acht gemeenten.”

Esther: “Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost-Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk.”

Mark: “Zo’n tien jaar geleden kwamen daar gemeenten uit De Liemers bij zoals Zevenaar. Ook BUHA, die verantwoordelijk is voor het beheer van de openbare ruimte in Doetinchem, zit er nu bij.

Esther: “En uitvoeringsorganisatie Laborijn, die zich bijvoorbeeld bezighoudt met de Wet Sociale Werkvoorziening, is aanwezig. Maar ook het Werkgevers Servicepunt Achterhoek, en het Waterschap. Het gaat dus verder dan alleen gemeenten. En natuurlijk ook fijn dat zowel VNG als PIANOo aanwezig zijn bij ons overleg.”

Mark: “Overigens is iedereen van harte welkom, maar we kijken wel een beetje naar het regionale aspect.”

Hoe vaak komen jullie bij elkaar?

Esther: “Al vanaf het begin komen we één keer in de zes weken bij elkaar. Ik maak jaarlijks altijd van tevoren een planning, waarbij we tussen de verschillende gemeenten rouleren. Dat geldt niet alleen voor de locatie, maar ook voor de voorzitter en de notulist. Diegene die nu notuleert, is bij het volgende overleg voorzitter.  Je bent dus dan twee keer achter elkaar aan de beurt, en iedereen vindt dat helemaal prima.”

Welke onderwerpen staan er op de agenda?

Mark: “We hebben vaste agendapunten, zoals lopende aanbestedingen, nieuwe aanbestedingen. De voorzitter stelt altijd van tevoren de agenda op.”

Esther: “En SROI staat ook altijd vast op de agenda. Maar er zijn ook vaak losse punten zoals bijvoorbeeld vorig jaar het nieuwe Inkoopmodel van de VNG. En er wordt ook wel eens een apart overleg ingepland als het om een bepaald onderwerp gaat, zoals AI.”

Mark: “Het overleg is informeel, en is eigenlijk ook wel een sociaal ‘bijpraat-moment’, wat de sfeer zeer bevordert! Het komt dan ook wel eens voor dat de vergadering uitloopt, haha.”

Wat hebben jullie gezamenlijk bereikt?

Esther: “Wat heel leuk is dat we als ‘buddies’ gezamenlijke aanbestedingen trekken, zo zijn Marcel van de gemeente Doetinchem en ik ‘team trapliften’. We bereiden de aanbesteding samen voor en brengen dit binnen de groep in. Dat werkt heel goed: je kunt samen overleggen en bij uitval loop je geen vertraging op.”

Mark: “Ik doe samen met de gemeente Bronckhorst de facilitaire aanbestedingen voor de regio.”

Esther: “Als eerste gezamenlijke aanbesteding hebben we kantoorartikelen gedaan, volgens mij was dat in 2005.”

Mark: “ICT-aanbestedingen worden vooral vanuit Doetinchem georganiseerd, eigenlijk liften alle gemeenten uit de regio daarop mee. Net als bijvoorbeeld bij de collectieve aanbestedingen van de VNG. Ook die constructie werkt prima.”

Waar zijn jullie samen trots op?

Mark: “Naar aanleiding van de overgang van de Jeugdzorg en WMO naar de gemeenten is binnen deze groep het idee ontstaan om een samenwerking in het sociaal domein op te starten. Dat heeft geresulteerd in het Sociaal Domein Achterhoek, dat nu een formele entiteit wordt volgend jaar. Dat is hier begonnen.”

Esther: “Ons inkoopbeleid is in de hele Achterhoek hetzelfde, met lokaal wat maatwerk. We hebben als uitgangspunt het VNG-model genomen en er een Achterhoeks model van gemaakt.”

Mark: “Ook hebben we gezamenlijke Achterhoekse inkoopvoorwaarden. André van Oost Gelre heeft dat toen bij de VNG ingebracht, want hij zat in de werkgroep. Dat heeft de VNG weer gebruikt om er een standaardmodel van te maken. En dat model wij weer hebben omarmd en waar we ons eigen lokale model op hebben gebaseerd.”

Esther: “En zo was de cirkel weer rond! En we hebben natuurlijk de klachtenregeling.”

Mark: “Ja, die werkt ook heel goed. Bijvoorbeeld: er is een klacht bij de gemeente Montferland. Dan wordt die klacht doorgestuurd naar Esther en mij, dus Aalten en Berkelland. Wij beoordelen separaat van elkaar, en overleggen daarna met elkaar om daarna advies te geven aan Montferland.

Esther: “Maar als er bijvoorbeeld een klacht in Doetinchem is, dan is er weer advies vanuit twee andere gemeenten, volgens mij Winterswijk en Bronckhorst. Zo krijgt elke gemeente weer feedback van twee andere gemeenten.”

Wat kunnen anderen van jullie leren?

Mark: “Hou het lekker informeel, en zorg dat je elkaar goed kent. We hoeven bijvoorbeeld niet langs allerlei bestuurslagen, doen alles met gesloten portemonnee. Dat kan, omdat iedereen zijn steentje bijdraagt.”

Esther: “Ook dat rouleersysteem met verschillende voorzitters en notulisten werkt prima. En niemand vindt het erg om een keer voorzitter te zijn of te notuleren.”

Mark: “Al ben ik liever notulist en laat ik mijn collega Linda graag voorzitter zijn, maar dat hebben we intern zo afgesproken!”

Hoe zien jullie de rol van de VNG? En PIANOo?

Mark: “Collectieve aanbestedingen zoals GT-Mobiel vind ik goede initiatieven vanuit de VNG. Eigenlijk is ons beleid: ‘we doen mee met de VNG-aanbestedingen, tenzij…’ En dat is al anderhalf jaar zo.”

Esther: “Daarnaast denk ik dat zowel VNG als PIANOo ondersteunend en faciliterend zijn. Eigenlijk een soort kennismakelaars: informatie verstrekken, ons in contact brengen met andere gemeenten buiten de regio. PIANOo dan ook nog breder, voor alle aanbestedende diensten.”

Tot slot: wat typeert dit zes-wekelijkse Achterhoekse overleg?

Esther: “Noem het de Achterhoekse nuchterheid. Geen blabla, gewoon aan de slag. Dat maakt samenwerken hier zo prettig!”

Mark: “Daar sluit ik me bij aan. Dat is ook het mooie van de Achterhoek, we weten elkaar goed te vinden. Als ik bijvoorbeeld een juridische vraag heb, dan bel ik André Lurvink. Is het zo geregeld.”

Esther: “Klopt! Vaak los je dat binnen deze groep al makkelijk op en hoef je geen moeilijke en vaak duurdere wegen te bewandelen.”

Mark: “De lijnen zijn kort, en omdat je elkaar zo goed kent gaat dat vanzelf.”

Esther: “We durven elkaar ook aan te spreken, juist omdat die klik er is.”

Mark: “We hebben wel eens nagedacht of we niet een wat meer formele status zouden moeten hebben, maar eigenlijk is dat niet nodig. Het gaat juist door die informele setting zo goed.”

Esther: “Samenwerken is dus gewoon doen, gewoon beginnen!”