Het Zeeuwse Inkopersoverleg

Een interview met Martin Scherpenisse (Provincie Zeeland) en Pieter Swerus (Gemeente Schouwen-Duiveland)

Het VNG-Kenniscentrum Inkoop & Aanbesteden wil de gemeentelijke inkoopkracht versterken. Relatiemanagement is hier een belangrijk instrument voor; het verbinden van gemeentelijke organisaties, het delen van kennis en het uitwisselen van praktijkervaring. In dit kader houden wij een aantal interviews met gemeentelijke organisaties. We trappen af met een bijzondere combinatie tussen provincie, gemeenten, waterschap en havenbedrijf: het Zeeuwse Inkopersoverleg.

De Abdij in Middelburg, Zeeland. Ruim 900 jaar geleden was dit een belangrijke ontmoetingsplaats voor monniken en andere geestelijken, toen Middelburg een groot religieus centrum had. Tegenwoordig is het Zeeuwse Museum er gevestigd, en het is het sinds 1812 het Provinciehuis van Zeeland. Op deze historische plek van verbinding vindt elke maand het “Zeeuwse Inkopersoverleg” plaats, een unieke samenwerking tussen de provincie Zeeland, de Zeeuwse gemeenten (Goes, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Veere en Vlissingen), het Waterschap Scheldestromen en North Sea Port. Ik spreek twee van de initiatiefnemers, rasechte Middelburgers: Martin Scherpenisse (Unitmanager Inkoop & Aanbesteding bij de provincie Zeeland) en Pieter Swerus (inkoper bij de gemeente Schouwen-Duiveland).

Provinciehuis Zeeland aan de Abdij in Middelburg, met links daarvan het Zeeuwse Museum.

Hoe is dit overleg ontstaan?

Pieter: “In de tijd dat duurzaamheid opkwam, maakte ik kennis met de gemeenten Middelburg en Terneuzen die af en toe al bij elkaar kwamen om over milieu-gerateerde onderwerpen te praten. Ik was toen net bij de gemeente Schouwen-Duiveland begonnen, zo’n zestien jaar geleden. In 2011 organiseerden verschillende partijen een congres over duurzaamheid.”

Martin: “Daar bleek dat we het vaak over dezelfde onderwerpen hadden, en zo ontstond dit initiatief. We merkten ook dat het goed klikte tussen de verschillende partijen, dat is nog steeds zo. Het is ook echt een informeel overleg en dient tegelijkertijd als klankbord.”

Pieter: “Velen van ons werken of wonen op het eiland Walcheren, vandaar dat het hier in Middelburg wordt georganiseerd, voor iedereen wel zo gemakkelijk.”

Martin: “Alleen uit Terneuzen moeten ze iets verder reizen, maar dit belemmert hen zeker niet erbij te zijn. Ook interessant is dat de collega’s van North Sea Port, ook uit Terneuzen, erbij aanwezig zijn. Zij hebben een bijzondere positie: ze zijn samen met de haven van Gent één organisatie. Heel interessant om over de grenzen te kijken. Dan blijkt ‘1 Europa’ toch best wat verder weg te liggen. Ze hebben dan ook een ander soort aanbestedingsregime.”

Omdat je elkaar goed kent, weet je elkaar gemakkelijk te vinden…

En jullie komen maandelijks bij elkaar, hoe bereiden jullie dit voor? 

Pieter: “Kennisdeling, ervaringen uitwisselen, dat zijn de meest belangrijke onderwerpen waar we het over hebben. We maken wel van tevoren een agenda, en ook een jaarplan.”

Martin: “Wat heel prettig is dat we een gedeelde Teams-omgeving hebben, tussen alle partijen. Daar zetten we onderwerpen of stukken in, waar we het dan verder in ons overleg over kunnen hebben. In ons vakgebied is het heel prettig dat we elkaar op die manier kunnen vinden, dat wordt ook van hogerhand gestimuleerd, zowel bij provincie als gemeenten.”

Martin links en Pieter rechts voor het Provinciehuis

Pieter: “Die netwerkfunctie gaat vaak ook verder dan alleen inkoop, dat is mooi om te zien. Omdat je elkaar kent, weet je elkaar ook gemakkelijk te vinden.”

Martin: “Zo hebben we gezamenlijk ons jaarplan gemaakt in het Muzeeum in Vlissingen, met daarna nog een gezellig samenzijn. Werkte perfect!”

En aan wat voor onderwerpen moeten we dan denken?

Martin: “Dat varieert nogal. Sommige onderwerpen zijn natuurlijk wel gemeente-specifiek, wij doen bijvoorbeeld niets met begraafplaatsen.”

Pieter: “Je zie wel dat het sociaal domein bij ons als gemeenten groter is, maar een typisch voorbeeld waarbij de provincie leidend was, was de herinrichting van natuurgebied Het Zwin op de grens van Zeeland en België. Toch zijn hier dan ook de betreffende gemeenten bij betrokken geweest.” 

Doen jullie wel eens gezamenlijke aanbesteding?

Martin: “Jazeker. Hierin trekken we mooi met elkaar op. Stel dat dit over een gemeentelijk onderwerp gaat, dan is een van de gemeenten de initiatiefnemer en kan iedereen die dat wil meedoen. Dat is overigens niet verplicht. Andersom hebben wij het initiatief genomen om flexibele arbeid aan te besteden via een broker. Daarbij waren Veere en Schouwen-Duiveland ook aangehaakt, en dat is best wel bijzonder. Een ander voorbeeld is vakliteratuur (zoals kranten en tijdschriften). Dat contract loopt binnenkort af, en toen hebben we vanuit de provincie dit in ons overleg aangekondigd. Goes, Veere, en North Sea Port hebben hun belangstelling al aangekondigd.”

Pieter: “Voor ons is deze aanbesteding heel interessant, ook gezien de besparingen in tijd én geld. Dus wij gaan zeker ook meedoen!”

Wat typeert dit overleg nog meer?

Pieter: “De sfeer, de korte lijntjes, snel kunnen schakelen en vooral dat informele. Als je mee wil doen, dan doe je mee maar niets moet. We hebben ook wel eens collega’s van HR erbij betrokken. Die dachten echt dat inkopers een academisch clubje waren en dat onze overleggen heel hiërarchisch waren. Ze waren zeer blij verrast vanwege het open karakter van de bijeenkomst.”

Martin: “Voor zover je dat kan zeggen is dit echt een gezellig overleg. Het was een keer heel warm, dan is het in Abdij nog warmer. Hebben we ons overleg buiten gedaan, er waren er zelfs een paar in korte broek!”

Doordat de lijntjes kort zijn, kun je snel schakelen…

Komen er wel eens externe gasten bij jullie overleg?

Martin: “Toen na de crisis in Oekraïne hebben we iemand van het ministerie uitgenodigd. Ook is PIANOo vaak aanwezig bij ons overleg, en natuurlijk de VNG. Zeker als het overstijgend is, bijvoorbeeld nu met die stijgende brandstofprijzen. We volgen in dit geval dan het advies van de VNG en PIANOo zodat we dit zelf niet hoeven te bedenken.”

Pieter: “Of collectieve VNG-aanbestedingen zoals GT Mobiele Communicatie en straks GT Hardware–werkplek. Als die ons kunnen ontzorgen, dan kijken we daar zeker met interesse naar.  En over externe gasten gesproken: we zijn eigenlijk een soort ‘centraal Zeeuws adres’ geworden voor inkoop. Als er een bepaald onderwerp speelt, vragen we daar vaak een gastspreker bij. Maar soms komen ze zelf al bij ons, op eigen initiatief. En dat is natuurlijk fantastisch.”

Martin: “Zo kwam Bouwend Zeeland een keer bij ons langs om hun ervaringen te delen.”

Gewoon doen, niet te veel vastleggen!

Wat kunnen we nog van jullie leren?

Martin: “Het is belangrijk dat inkoop op de agenda van de bestuurders staat, en gelukkig is dat het geval. Die samenwerking vinden ze fantastisch en ze zien ook wel dat inkoop al lang meegaat, en dat juist die kennisdeling daarvoor essentieel is. Dus we hebben die steun van bovenaf.”

Pieter: “We nemen eigenlijk ook geen besluiten, en hoeven dus geen mandaat te hebben vanuit onze bestuurders. Wel als we een gezamenlijke aanbesteding starten uiteraard, maar dat gaat ook eigenlijk altijd heel gemakkelijk.” 

Martin: “Gewoon doen. En niet te veel vastleggen, zou ik zeggen!”

Marcel Conté, met veel dank aan Martin Scherpenisse en Pieter Swerus